In deze handleiding vind je specificaties die je nodig hebt voor het invoeren van een niet-catalogusaanvraag voor hotel-en restaurantreserveringen, personeeluitjes en zaalhuur
Stap 1
Voordat je een bestelaanvraag gaat invoeren, vraag je zelf een offerte op bij een hotel, restaurant of accommodatie. Doe dit bij voorkeur bij een bestaande leverancier. Wanneer je akkoord bent met de offerte, maak dan zelf de reservering definitief. Vermeld hierbij dat er een inkoopopdracht met ordernummer volgt voor de facturatie.
Hoe weet ik of een leverancier al bekend is bij de Radboud Universiteit?
Hier kan je achterkomen door (een deel van) de leveranciersnaam tussen %-tekens te zoeken bij het invoeren van een niet-catalogusaanvraag. Krijg je geen resultaten? Dan is de leverancier niet bij ons bekend.
Onze betalingsvoorwaarden zijn 30 dagen na ontvangst goederen / diensten of factuur. Het liefst doen we geen vooruitbetalingen of betalingen per creditcard. Indien een vooruitbetaling de enige optie is, dient de leverancier een commerciële factuur te sturen. We kunnen geen overschrijvingen doen zonder commerciële factuur of via iDeal/Wero.
Stap 2
Nadat je de definitieve reservering hebt ontvangen, kan je een niet-catalogusaanvraag via BASS gaan indienen. Doe dit zoals in de handleiding voor het indienen van een niet-catalogusaanvraag. Volg daarbij stap 5 voor Diensten. Houdt daarbij rekening met de volgende punten:
- Artikelsoort: Diensten: Diensten zonder fysieke levering. Totaalbedrag invullen.
- Artikelomschrijving: Hotelovernachting / restaurantreservering / personeelsuitje / zaalhuur +datum, eventueel aantal personen of naam, offertenummer of reserveringsnummer.
- Categorie: Dienstreizen.Hotelkosten binnenland (grootboekrekening: 463000) / Personeelsgerelateerd.Personeelsfeesten/uitje extern (grootboekrekening 402131) / Facilitair.Huur zalen en locaties Extern (grootboekrekening: 448020).
- Bedrag: Indien het exacte bedrag bekend is, vul je dit in exclusief BTW (21% of 9%). Als het exacte bedrag nog niet bekend is, maak dan een schatting. Houd hierbij het bedrag liever iets te hoog dan iets te laag aan.
- Leverancier: Zoek het hotel, restaurant of de accommodatie door de naam tussen %-tekens te plaatsen. Wil je toch bij een niet-bekende leverancier terecht? Vul naar de naam van de leverancier in en vink het blokje bij Nieuwe leverancier aan.
Stap 3
Houd bij stap 8 van de handleiding voor het indienen van een niet-catalogusaanvraag rekening met het volgende. Geef bij de tekst voor inkoper aan of de inkoopopdracht met ordernummer naar de leverancier verstuurd moet worden, of dat je zelf het ordernummer doorgeeft voor de facturatie.
Als je zelf het ordernummer doorgeeft aan de leverancier, zien zij het bedrag van de inkooporder niet. Dit is soms wenselijk.
Stap 4
Houd bij stap 9 van de handleiding voor het indienen van een niet-catalogusaanvraag rekening met het volgende. Voeg de bevestiging van de reservering of de offerte toe als bijlage.
Stap 5
Wanneer je tevreden bent met de bestelaanvraag, kan je de bestelaanvraag indienen. Klik op 'Versturen' aan de rechterzijde van het scherm.
0 Comments
Add your comment