Soms krijg je op maandagochtend een mail met de titel 'Graag ontvangst melden op inkooporder, een factuur hierop is ontvangen'. In deze handleiding vind je een uitleg wat deze mail betekent en wat je ermee moet doen.
Facturen worden pas betaald wanneer goederen of diensten zijn ontvangen. Deze mail wordt naar je verzonden om je erop te attenderen dat er een factuur is ontvangen, zonder dat het duidelijk is of je het goed of de dienst al hebt ontvangen.
Hier kan je vinden hoe je een ontvangst boekt.
Hier kan je vinden waar je de factuur kan opzoeken.
De mail
Hierbij een voorbeeldmail:
Uitleg over de mail
Ten eerste is het inkoopordernummer van belang. Deze is blauw omcirkeld. Deze heb je nodig om de ontvangst te boeken of de factuur op te zoeken.
Ten tweede is heb je de rood omcirkelde gegevens nodig voor het ontvangst boeken. Enkele aandachtspunten:
- Wanneer het aantal gefactureerd hoger is dan het aantal besteld, is de order ontoereikend. Afdeling inkoop zal je waarschijnlijk benaderen voor een ophoging.
- Om alle facturen te betalen, zorg je dat het Aantal ontvangen matcht met het Aantal gefactureerd. In het voorbeeld dient er dus 80 ter ontvangst te worden geboekt.
- Boek nooit zomaar de gehele order ter ontvangst.
- Het aantal nog te ontvangen hoef je niet op te letten.
0 Comments
Add your comment