Soms is het handig om te weten waar een bestelaanvraag zich in de goedkeuringsflow bevindt. In deze handleiding vind je uitleg hoe je de status van een bestelaanvraag kunt bekijken.
Stap 1
Log in op bass.ru.nl. Op het startscherm klik je op het bovenste winkelwagen aan de linkerzijde (Bestellingen - bestellen).
Bass werkt alleen goed in Microsoft Edge. Andere browsers zorgen voor problemen. Start Bass dus op in Microsoft Edge.
Indien je meerdere rollen hebt, kies dan binnen welke rol je de aanvraag wilt plaatsen. In 2025 heeft de Radboud Universiteit de Bestelaanvrager Plus rol geïntroduceerd. Met de Plus rol kan je naast jouw eigen bestelaanvragen, ook de bestelaanvragen van andere medewerkers opzoeken en de ontvangsten ervan boeken. Heb je geen Plus rol, maar deze wel nodig? Vraag deze dan aan bij jouw financiele afdeling.
Stap 2
Klik op 'Bestelaanvragen' rechtsboven op het scherm.
Stap 3
Je krijgt nu een lijst te zien van jouw meest recente bestelaanvragen. Mocht je de juiste bestelaanvraag niet meteen vinden, klik dan op 'Zoeken' aan de rechterzijde.
Je kunt alleen de bestelaanvragen van een collega inzien als je de Bestelaanvrager Plus rol hebt.
Stap 4
Klik op 'Uitvoeren' om jouw lijst van bestelaanvragen te bekijken. Je kunt ook gerichter zoeken door bijvoorbeeld een bestelaanvraag- of ordernummer in te vullen.
Stap 5
Aan de rechterzijde kan je de status van de bestelaanvraag zien. De volgende statussen zijn mogelijk:
- Onvolledig: De bestelaanvraag is nog niet verzonden. Er wordt nu geen enkele actie op ondernomen. Pas nadat de bestelaanvraag is verstuurd, komt deze in de goedkeuringsflow. Dan krijgt de bestelaanvraag de status Bezig met verwerken.
- Bezig met verwerken: Je hebt de bestelaanvraag verzonden. De bestelaanvraag staat dus nu in de goedkeuringsflow. Klik op 'Bezig met verwerken' om te zien bij welke afdeling of welke persoon de bestelaanvraag ter goedkeuring staat. Waar de aanvraag staat wordt aangegeven als Actie: 'Wachtend'. Je ziet hier ook de communicatie die er is over de bestelaanvraag.
- De volgende afdelingen/personen dienen goed te keuren:
- Allereerst dient afdeling inkoop goed te keuren. Dit zijn meerdere personen waarbij slechts 1 persoon een check hoeft te doen op leverancier en prijs. Als de bestelaanvraag bij inkoop ter goedkeuring staat, staat er bij deze personen onder Actie: 'Wachtend'.
- Vervolgens dient de financiële afdeling van de faculteit of divisie goed te keuren. Ook hierbij zie je meerdere namen staan, maar slechts 1 persoon hoeft goed te keuren.
- Daarna valt de bestelaanvraag ter goedkeuring van de (project)budgethouder.
- Afgewezen: De bestelaanvraag is afgewezen. Bij Teksten kun je lezen wat de reden is waarom de bestelaanvraag is afgewezen en bij Fiatteur kun je zien door wie.
- Goedgekeurd: De bestelaanvraag is door de goedkeuringsflow. Afdeling inkoop zal van de bestelaanvraag een inkooporder maken en deze aan de leverancier sturen. Zodra dit gebeurd is zie je onder Order het ordernummer staan. Dit wijkt dus af van het bestelaanvraagnummer. Als het ordernummer zwart gekleurd is, dan is de order nog niet verstuurd. Zodra deze blauw is, is de order wel verstuurd.
0 Comments
Add your comment