Log in op bass.ru.nl. Op het startscherm klik je op het bovenste winkelwagen aan de linkerzijde (Bestellingen - bestellen).

Je komt terecht op de beginpagina van iProcurement. Klik op 'Niet-catalogusaanvraag'.

Er bestaan twee soorten niet-catalogusaanvragen. Bij stap 4 vind je de uitleg voor artikelsoort Goederen. Bij stap 5 vind je de uitleg voor artikelsoort Diensten.

Klik achter 'Artikelsoort' om een scrol-down menu te openen. Selecteer of je een goed of een dienst wilt bestellen.

Vul de velden in.

1. Vul bij 'Artikelomschrijving' een duidelijke omschrijving van het product in, zodat de leverancier weet wat je bedoelt. Dit kan bijvoorbeeld de artikelomschrijving uit een offerte zijn. Vul hier geen websitelinks in.
2. Vul bij 'Categorie' een procentteken (%) in en druk op TAB. Je ziet nu alle categorieën en bijbehorende grootboekrekeningnummers. Kies de juiste categorie door door de lijst te zoeken of door een zoekterm tussen twee procenttekens te plaatsen en op uitvoeren te klikken. Overleg eventueel van tevoren met de budgethouder of financiële afdeling welke categorie je moet kiezen. De bestelaanvraag kan namelijk afgewezen worden wanneer het grootboeknummer niet correct is.
3. Vul nu de 'Hoeveelheid' en de 'Eenheid' in. Het is het handigst om bij 'Eenheid' 'stuks' of 'x' te noteren.
4. Vul de 'Prijs' exclusief BTW in.
5. Vul nu de naam van de leverancier in tussen %-tekens en druk op het loepje.
   • Als de leverancier in de database staat, krijg je deze te zien. Als de leverancier niet gevonden wordt, is het een onbekende of inactieve leverancier. Klik in dat geval het vakje ‘Nieuwe leverancier’ aan.
   • Als er bij een leverancier meerdere vestigingen staan aangegeven, kies dan de 'vestiging' NIET-CATALOGUS of de juiste vestiging voor jouw bestelling.
6. Vul, indien dit te vinden is op de offerte of website, het 'Artikelnummer' in. Bij boeken is dit het ISBN-nummer.
7. Klik op 'In winkelwagen' om de regel toe toe voegen aan je winkelwagen. Om nog een regel toe te voegen, blijf je op dezelfde pagina en vul je de velden opnieuw in. Wanneer je alle regels die je wilt hebt toegevoegd ga je door naar Stap 6.

Vul de velden in.

1. Vul bij 'Artikelomschrijving' een duidelijke omschrijving van het product in, zodat de leverancier weet wat je bedoelt. Dit kan bijvoorbeeld de artikelomschrijving uit een offerte zijn. Vul hier geen websitelinks in.
2. Vul bij 'Categorie' een procentteken (%) in en druk op TAB. Je ziet nu alle categorieën en bijbehorende grootboekrekeningnummers. Kies de juiste categorie door door de lijst te zoeken of door een zoekterm tussen twee %-tekens te plaatsen en op uitvoeren te klikken. Overleg eventueel van tevoren met de budgethouder of financiële afdeling welke categorie je moet kiezen. De bestelaanvraag kan namelijk afgewezen worden wanneer het grootboeknummer niet correct is.
3. Vul het 'Bedrag' exclusief BTW in. Dit is het totaalbedrag van de dienst.
4. Vul nu de naam van de leverancier in tussen %-tekens en klik op het loepje.  
   • Als de leverancier in de database staat, krijg je deze te zien. Als de leverancier niet gevonden wordt, is het een onbekende of inactieve leverancier. Klik in dat geval het vakje ‘Nieuwe leverancier’ aan.
   • Als er bij een leverancier meerdere vestigingen staan aangegeven, kies dan de 'vestiging' NIET-CATALOGUS of de juiste vestiging voor jouw bestelling.
5. Vul, indien dit te vinden is op de offerte of website, het 'Artikelnummer' in. Bij diensten is dit meestal niet van toepassing.
6. Klik op 'In winkelwagen' om de regel toe toe voegen aan je winkelwagen. Om nog een regel toe te voegen, blijf je op dezelfde pagina en vul je de velden opnieuw in. Wanneer je alle regels die je wilt hebt toegevoegd ga je door naar Stap 6.

Klik op 'Winkelwagen bekijken en afrekenen' aan de rechterzijde van het scherm.

Je krijgt nu een pop-up venster te zien. Vul hier één van de volgende velden in:

1. Kostenplaats
2. Verbijzondering
3. Projectcode: de velden Taak, Projectkostensoort en Projectkostenorganisatie moeten ook worden ingevuld.

Overige velden kan je leeg laten. Indien nodig kun je een opmerking voor de fiatteur invullen. Dit kan een uitleg zijn over waarom je de bestelaanvraag indient, deze informatie wordt gezien door de budgethouder en financieel goedkeurder.

Vink eventueel 'Mij informeren over statusupdates voor mijn inkooporder' aan. Wanneer je dit aan vinkt, ontvang je in de werklijst op de beginpagina van BASS iProcurement meldingen wanneer de bestelaanvraag en de order worden goedgekeurd. Als je de optie  hebt aanstaan, ontvang je e-mails met deze meldingen.

In het vak ‘Tekst voor inkoper’ noteer je extra informatie. Dit kan het interne afleveradres of overige opmerkingen zijn. Websitelinks kan je later toevoegen als bijlage.

Om een bijlage, zoals een offerte of email, toe te voegen, klik je op het groene plusje. Vervolgens verschijnt een pop-up scherm.

1. Kies de soort bijlage
   1. Bestand: bijvoorbeeld Word, PDF, of een Outlook e-mail
   2. URL: een websitelink
   3. Korte tekst
   4. Lange tekst
2. Vul een 'Titel' in. Kopieer deze naar de 'Omschrijving'.
3. Kies bij 'Categorie' altijd ‘Intern naar inkooporder’.
4. Klik op ‘Bladeren’ of 'Choose file' om een opgeslagen bestand te zoeken.
5. Klik vervolgens op ‘Toepassen’.

Wanneer je tevreden bent met de bestelaanvraag, kan je de bestelaanvraag indienen. Klik op 'Versturen' aan de rechterzijde van het scherm.