De afdeling Crediteuren is verantwoordelijk voor de centrale crediteuren administratie van de Radboud Universiteit. Deze afdeling kan helpen bij vragen over facturen en betalingen.

Contact
Mail: [email protected]
Telefoon: 024-3611965

De afdeling Inkoop is verantwoordelijk voor de inkoop van producten, werken en diensten. Dit gebeurt altijd in lijn met de geldende wet- en regelgeving. Het duurzame inkoopbeleid, Inkopen met Impact, levert een actieve bijdrage aan onze ambitie om te werken aan een circulaire en klimaatneutrale Universiteit met oog voor leefomgeving en welzijn van de mens. Deze afdeling kan helpen bij vragen over bestelaanvragen en inkooporders.

Contact
Mail: [email protected]
Telefoon: 024-3612242

Het administratiesysteem dat de Radboud Universiteit gebruikt voor financiële en inkoopprocessen. Je kan inloggen via bass.ru.nl. 

Wanneer je een goed of dienst wilt bestellen, voer je een bestelaanvraag in via BASS. Daarmee vraag je formeel toestemming voor het inkopen van het goed of dienst. Zonder een bestelaanvraag kan afdeling Inkoop geen bestellingen plaatsen.

Na goedkeuring van de bestelaanvraag, wordt een inkooporder aangemaakt en naar de leverancier verstuurd. Een bestelaanvraag is dus niet hetzelfde als een inkooporder.

Afkorting = BA

Met deze rol kan je via BASS bestelaanvragen indienen. In 2025 heeft de Radboud Universiteit de Bestelaanvrager Plus rol geïntroduceerd. Met de Plus rol kan je naast jouw eigen bestelaanvragen, ook de bestelaanvragen van andere medewerkers opzoeken en de ontvangsten ervan boeken. Heb je geen Plus rol, maar deze wel nodig? Vraag deze dan aan bij jouw financiële afdeling.

De hoofdverantwoordelijke van een kostenplaats. De budgethouder is onderdeel van de goedkeuringsflow van de bestelaanvraag en houdt daarmee toezicht op het budget van diens afdeling.

Dit is een type bestelaanvraag, waarbij je bij een select aantal (voorkeurs)leveranciers gemakkelijk bestellingen kan plaatsen. Wij maken onderscheid tussen twee soorten catalogusaanvragen:

• Eén waarbij je direct naar de website van de leverancier wordt genomen (stap 3);
• Eén waarbij je uit een lijst van standaardproducten van die leverancier kan kiezen (stap 4).

Het uitgangspunt is dat producten, daar waar mogelijk, via een catalogusaanvraag besteld worden.

De andere type is een niet-catalogusaanvraag. Deze wordt gebruikt wanneer een catalogusaanvraag niet mogelijk is.

Een rekening waarop staat wat er geleverd is en hoeveel er betaald moet worden. De Radboud Universiteit heeft een voorkeur voor een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst goederen/ diensten en factuur. De Radboud Universiteit kan enkel commerciële facturen verwerken.

• Commerciële factuur = de definitieve factuur die gebruikt wordt voor betaling. Hierop staan definitieve bedragen en betalingsvoorwaarden.
• Proforma factuur = een voorlopige factuur. Deze wordt vaak gebruikt als offerte of voor voorafgaand inzicht en is niet bedoeld als officiële betaalverplichting.

Een goedkeurder in de goedkeuringsflow.

Elke maatschappij heeft een eigen financiële afdeling. Zij zijn verantwoordelijk voor het beheren van de budgetten van die maatschappij. Deze afdeling kan helpen bij vragen over kostenplaatsen en verbijzonderingen.

Elke financiële beslissing heeft een volgorde van afdelingen of personen die deze beslissing moeten beoordelen. Hierbij kunnen zij deze afwijzen of goedkeuren. Elke goedkeuringsflow ziet er anders uit. Voor een bestelaanvraag ziet deze er doorgaans als volgt uit:

1. Bestelaanvrager
2. Afdeling Inkoop
3. Financiële administratie van de maatschappij
4. Budgethouder(s)

De verwerking van deze beoordelingen kan soms enkele dagen duren. De status van een bestelaanvraag kan je bekijken in BASS via deze handleiding.

Afkorting = WF

Een verzamelpost voor alle inkomsten of uitgaven in een bepaalde categorie. Door inkomsten of uitgaven samen te voegen in één categorie wordt er overzicht gecreëerd in de boekhouding. De grootboekrekening is onderdeel van de kostenrekening.

Een officieel document dat door afdeling Inkoop naar een leverancier wordt verstuurd, waarin de detaild van de te kopen goederen of diensten worden beschreven.

Synoniemen = inkoopopdracht / order / purchase order

Afkortingen = IO / PO

Een onderdeel van BASS waarmee goederen en diensten worden besteld.

Een inkooporder waarop gedurende een langere periode meerdere facturen geboekt kunnen worden. Je geeft dan zelf bestellingen door aan de leverancier, met de notitie dat de factuur verstuurd mag worden onder vermelding van het inkoopordernummer van de jaarorder. Dit is altijd een niet-catalogusaanvraag met artikelsoort Diensten. Een jaarorder is alleen in specifieke gevallen nodig. Weet je niet zeker of dit bij jou het geval is? Neem dan contact op met afdeling Inkoop.

De Radboud Universiteit is verdeeld in faculteiten en divisies, waarbij elke een eigen maatschappijnummer heeft. De maatschappijen zijn verdeeld in kostenplaatsen. Als bestelaanvrager heb je een rol binnen een specifieke maatschappij, waarbij je enkel aanvragen kunt indienen voor de bijbehorende kostenplaatsen.

Overzicht:

• 021 = Faculteit der Filosofie, Theologie en Religiewetenschappen (FFTR)
• 022 = Faculteit der Rechtsgeleerdheid (FdR)
• 023 = Faculteit der Letteren (FdL)
• 024 = Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW)
• 027 = Faculteit der Management Wetenschappen (FdM)
• 030 = Donders lnsitute for Brain, Cognition (DCCN)
• 032 = Radboud Docenten Academie (RDA)
• 036 = Centrum voor Postacademisch Onderwijs (CPO)
• 059 = Radboud Services
• 060 = Campus Detachering B.V.
• 062 = Faculteit der Natuurwetenschappen,Wiskunde en Informatica (FNWI)
• 069 = Radboud Services
• 091 = Vastgoed
• 097 = Algemene Universitaire Activiteiten

Een afgebakende eenheid waar kosten op worden geregistreerd, bijvoorbeeld een afdeling. De kostenplaats is onderdeel van de kostenrekening. Een kostenplaats begint altijd met dezelfde twee cijfers als de laatste twee cijfers van het maatschappijnummer waar het onder valt. Onder een kostenplaats kunnen verbijzonderingen of projectcodes worden toegewezen.

Afkorting = kp

Een reeks van cijfers die duiden op de vastlegging van een financiële verplichting. De cijferreeks ziet er als volgt uit:

Maatschappij.Grootboekrekening.Kostenplaats.Projectcode.Verbijzondering.Geldstroom.Interne_Doorberekening.Activiteit.Reserve

Een voorbeeld van een kostenrekening zie je in onderstaande screenshot.

• Maatschappij = bestaat altijd uit drie cijfers
• Grootboekrekening = bestaat altijd uit zes cijfers
• Kostenplaats = bestaat altijd uit zes cijfers, waarbij de eerste twee cijfers hetzelfde zijn als de laatste twee cijders van het maatschappijnummer
• Projectcode = bestaat altijd uit acht cijfers, nooit tegelijk aanwezig met een verbijzondering, waarbij de eerste twee cijfers hetzelfde zijn als de laatste twee cijders van het maatschappijnummer
• Verbijzondering = bestaat altijd uit zeven cijfers, nooit tegelijk aanwezig met een projectcode, waarbij de eerste twee cijfers hetzelfde zijn als de laatste twee cijders van het maatschappijnummer

Hier vind je een uitleg over hoe je de kostenrekening van een bestelaanvraag kan opzoeken.

Een persoon of bedrijf dat goederen of diensten levert aan de universiteit. De Radboud heeft afspraken en contracten met bepaalde leveranciers. Deze worden ook wel voorkeursleveranciers genoemd.

Dit is een type bestelaanvraag, waarbij je een verzoek indient voor het bestellen van een goed of dienst die niet in onze punch-out staat. Hierbij voeg je zelf de details toe. Het uitgangspunt is dat je een verzoek indient bij een reeds bestaande leverancier.

De andere type is een catalogusaanvraag.

Een ophoging is nodig wanneer het gefactureerde bedrag hoger is dan het orderbedrag. De order is dan ontoereikend. Door een ophoging in te dienen, wordt er een extra regel aan de order toegevoegd. Het orderbedrag wordt daarmee verhoogd en zal de blokkade op de factuur opgeheven worden. Daarna kan de factuur worden betaald. Dit is altijd een niet-catalogusaanvraag.

Een specificatie van een kostenplaats. Projectcodes worden opgesteld voor kort durende projecten. De projectcode is onderdeel van de kostenrekening.
Voor het gebruik van een projectcode heb je ook de Taak, Projectenkostensoort, Projectkostenorganisatie en Projectkostendatum nodig.

Voor details over een projectcode kan je terecht bij de projectadministratie van jouw maatschappij.

Een specificatie van een kostenplaats. De verbijzondering is onderdeel van de kostenrekening.