Een jaarorder is een inkooporder waarop gedurende een langere periode meerdere facturen geboekt kunnen worden. Je geeft dan zelf bestellingen door aan de leverancier, met de notitie dat de factuur verstuurd mag worden onder vermelding van het inkoopordernummer van de jaarorder.
Jaarorders zijn alleen onder bepaalde omstandigheden wenselijk. Twijfel je? Overleg dan met afdeling Inkoop.
Stap 1
Volg de stappen van het invoeren van een niet-catalogusaanvraag. Hierbij een paar extra opmerkingen waar je op moet letten bij het invoeren van een jaarorder:
- Kies bij het invoeren van een jaarorder altijd het artikelsoort Diensten.
- Vermeld 'Jaarorder' en het jaartal in de omschrijving.
- Voer een geschat jaarbedrag in. Indien dit niet bekend is, maak dan een schatting. Gebruik liever een hoger bedrag dan een te laag bedrag. Dit voorkomt dat er ophogingen nodig zijn op een later moment.
Stap 2
Vermeld bij de 'Tekst van inkoper' op welke manier de order verstuurd dient te worden aan de leverancier. Bijvoorbeeld:
- “Graag de order met bedrag aan leverancier sturen”
- “Wij communiceren zelf het ordernummer met de leverancier voor vermelding op facturen”
- “Graag de order zonder bedrag aan de leverancier sturen”.
Leveranciers dienen facturen altijd te voorzien van ons inkoopordernummer. De leverancier stuurt facturen op naar [email protected]. Afdeling Crediteuren boekt de factuur vervolgens op de jaarorder. De aanvrager krijgt dan op maandagmorgen een automatische email uit BASS waarin gevraagd wordt om de ontvangst op de order te boeken, omdat er een factuur is ontvangen. Wanneer de ontvangst wordt geboekt, zal de factuur betaald worden. Voordat je de ontvangst boekt, bekijk je eerst de factuur.
0 Comments
Add your comment